30 Mar Gestion du temps: faire son grand ménage informatique !
Article inspiré du cours « Faire son grand ménage informatique, organisez-vous comme un.e pro » avec Stéphanie Galipeau, harmonisatrice de chaos et fondatrice de Solution HOP.
Heures supplémentaires, sentiment permanent d’être surchargé.e, épuisement, manque de sommeil, stress… Les conséquences d’une mauvaise gestion du temps sont nombreuses. La désorganisation, ça prend de l’espace dans un horaire ! On cherche nos dossiers, on se laisse distraire, on ne sait pas dans quel ordre effectuer nos tâches, on procrastine… Et s’il était temps de diminuer cette charge mentale pour gagner en productivité ?
Allons-y !
Source: Nordwood Themes sur Unsplash
Les premières étapes
Comment fait-on pour bien gérer son temps ? Regardons ensemble les premières étapes à franchir.
1. Faire une liste
Votre cerveau retient en moyenne 8 choses à la fois. Il est donc impossible de vous souvenir de tout ce que vous devez accomplir. Sortez papier et crayon, et dressez la liste d’absolument tout ce que vous devez faire. De la vaisselle qui traîne sur le comptoir à la création de votre site web, en passant par la gestion de vos réseaux sociaux et votre inscription au prochain marathon. Vous pourrez refaire cette liste au début de chaque mois.
Une fois votre liste complétée, divisez-la en catégories ; les tâches personnelles, professionnelles, reliées à tel ou tel projet, etc.
Source: Glenn Carstens Peters sur Unsplash
2. Gérer les priorités
Prenez ensuite chacune des tâches et demandez-vous si elle est urgente ou importante. Une tâche urgente doit être traitée immédiatement. On l’accomplit dans l’empressement, dans l’urgence. On est en mode réactif. Quant à la tâche importante, elle nous aide à atteindre nos objectifs. On l’approche stratégiquement.
Il est essentiel de classer vos tâches régulièrement. Vous éviterez ainsi que les urgences s’accumulent.
Pour vous guider dans votre planification, utilisez la matrice d’Eisenhower :
Dans le quadrant 1, listez les tâches importantes et urgentes. Celles qui doivent être traitées le plus rapidement possible.
Les tâches que vous devez ajouter à votre agenda se retrouveront dans le quadrant 2. Elles sont importantes, mais ne doivent pas nécessairement être accomplies dans la journée.
Regroupez dans le quadrant 3 toutes les tâches qui ne sont pas importantes, mais qui sont urgentes. Ces tâches sont souvent importantes pour les autres, mais ne vous aident pas personnellement dans votre travail. Pensez à les déléguer.
Finalement, utilisez le quadrant 4 pour faire la liste des tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Ce sont vos mauvaises habitudes, non productives. Ces tâches prennent du temps et dévorent votre énergie. Elles sont à éliminer le plus possible.
3. S’accorder des pauses
Les pauses contribuent à la productivité. Lorsque vous faites votre planification, pensez à vous accorder des temps de repos.
Si vous n’avez jamais entendu parler de la Méthode Pomodoro, prenez ceci en note :
- 25 minutes de travail en continu, suivies de 5 minutes de pause.
- Répétez ce cycle pendant deux heures (4 blocs).
- Prenez un repos de 15 minutes.
Cette méthode est très efficace pour favoriser la concentration et ainsi améliorer la productivité. Fermez vos notifications, sortez votre minuteur et hop, au boulot !
4. Planifier
Planifiez tout ce que vous pouvez planifier. Faites un calendrier de repas pour la semaine, prenez quelques minutes en soirée pour sortir les vêtements des enfants pour le lendemain et le plus important : accordez-vous dix minutes à la fin de votre journée de travail pour ranger votre bureau et lister vos tâches pour la journée suivante. Ainsi, vous ne perdrez pas de temps avec le ménage avant de vous mettre au boulot.
Source: Minh Pham sur Unsplash
5. Bloquer votre temps à l’agenda
À l’aide de Google Agenda (ou d’un autre agenda numérique de votre choix), créez un portrait précis de votre semaine. Indiquez-y absolument tout ce que vous souhaitez accomplir ; pas seulement les tâches professionnelles et les rendez-vous, mais aussi le temps que vous voulez prendre pour vous. Vous aimeriez vous accorder 30 minutes de lecture par jour ? Inscrivez-le à votre agenda.
*Attention : Vous verrez que celui-ci se remplira rapidement. Essayez de laisser au moins 25 % de temps libre pour les imprévus.
Aide-mémoire pour une bonne gestion du temps
- Videz votre cerveau en faisant votre liste de tâches.
- Déléguez les actions qui ne vous font pas plaisir.
- Inscrivez à votre agenda seulement ce que vous devez faire. N’y ajoutez pas votre liste de tâches. Celle-ci doit se trouver à part. Vous la consulterez au début de chaque semaine pour faire votre planification.
- Bloquez des espaces dans votre agenda pour votre temps personnel et des blocs vides pour les imprévus.
- Analysez votre courbe d’énergie et faites votre horaire en conséquence (quand êtes-vous le plus productif ? Le matin, l’après-midi, le soir ?)
- Apprenez à dire non à certains projets.
- Débarrassez-vous immédiatement des tâches qui prennent moins de deux minutes à accomplir.
Pour vous aider: quelques outils numériques
Voici quelques outils intuitifs et faciles d’utilisation pour vous aider à mieux organiser votre vie numérique :
Source: Unsplash
Google Agenda : Force est d’admettre que de nos jours, les agendas numériques offrent beaucoup d’avantages. Ils nous font sauver du temps, ils sont accessibles sur tous nos appareils, nous permettent de partager des informations importantes, nous envoient des rappels sonores, etc. Si vous n’avez pas encore fait la transition, donnez une chance à l’agenda numérique. Il vous surprendra rapidement par son efficacité.
Evernote: Il s’agit d’une application de prise de notes que vous pourrez utiliser à la fois sur votre téléphone et votre ordinateur. En plus de la prise de notes traditionnelle, Evernote vous permet d’enregistrer des audios, saisir des photos, capturer et organiser des pages web, gérer des listes de tâches, etc. De plus, son outil de recherche étant très puissant, vous retrouverez tout, rapidement.
Freedom: Voici votre nouveau bloqueur de distractions. Vous avez de la difficulté à rester concentré.e sur une tâche plus de 10 minutes sans vous laisser distraire ? Freedom bloquera tous vos appareils en même temps, vous permettant ainsi d’accomplir vos tâches une à la fois, de manière efficace.
1Password: Combien de nouveaux mots de passe enregistrez-vous par semaine ? Utilisez-vous toujours le même ? Il s’agit d’une mauvaise habitude à éliminer dès aujourd’hui. Avec 1Password, vous n’aurez qu’un seul mot de passe à retenir. L’application se chargera de créer des mots de passe pour tous les autres comptes que vous avez. Elle se connecte sur tous vos appareils.
Calendly : Si vous offrez un service qui demande une prise de rendez-vous, Calendly est l’application pour vous. Elle simplifiera la gestion de votre agenda de rendez-vous grâce à un lien que vous pourrez partager avec vos clients. Ceux-ci réserveront une plage directement dans l’application et la case horaire sera ainsi bloquée dans votre agenda.
La gestion des courriels
Voici quelques données intéressantes concernant la gestion de courriels :
- Un employé/gestionnaire consacre 20 % de son temps à la gestion de ses courriels.
- Un courriel est lu par 70 % des gens en moins de 6 secondes.
- 72 % des gens regardent leurs courriels à l’extérieur des heures de bureau.
- Les employés qui regardent leurs courriels sur leur téléphone cellulaire travaillent en moyenne 6 heures de plus par semaine.
Quelles sont les étapes à suivre lorsque l’on reçoit un courriel ?
Pour mieux organiser votre boîte de courriels, il est impératif de créer des dossiers où vous pourrez rediriger ceux-ci lorsque vous les recevrez. Ne laissez pas tous vos courriels s’accumuler dans votre boîte de réception. Une liste qui s’allonge provoque souvent un sentiment de devoir non-accompli, et du stress ! Créez des dossiers par action (Ex. : « En attente », « À lire », « À répondre », etc.).
Ne prenez pas vos messages à toute heure du jour et de la nuit. Planifiez dans votre agenda un temps précis pour les lire et y répondre. (Ex : 15 minutes, trois fois par jour.) En dehors de ces plages horaires, n’ouvrez pas votre boîte.
Aide-mémoire pour une bonne gestion des courriels :
- Établissez les paramètres de départ : faites le tour de votre boîte courriel, identifiez les fonctions qui vous intéressent, changez la mise en page au besoin, etc.
- Fixez des règles et des filtres, qui vous permettront d’automatiser vos courriels et de diriger automatiquement ceux-ci vers les bons dossiers, au besoin.
- Établissez des périodes pour lire vos messages et y répondre. Et tenez-vous-y !
- Créez une réponse automatisée. (Ex. : Merci pour votre message ! Veuillez noter que je réponds à mes courriels tous les jours à 9 h, 13 h et 16 h. Je vous contacterai dans les plus brefs délais.)
- Utilisez la règle du deux minutes : si vous pouvez répondre à votre courriel en moins de deux minutes, faites-le tout de suite.
- Créez une signature professionnelle.
- Désabonnez-vous des infolettres que nous ne lisez pas.
- Classez vos courriels dans des dossiers, par actions.
- Écrivez ou répondez à plusieurs personnes à la fois, lorsque le sujet les concerne toutes (n’oubliez pas de le faire avec la fonction CCI, pour que les adresses de tous les destinataires ne se retrouvent pas dans le courriel.)
- Écrivez les courriels courts ; allez droit au but ! (N’oubliez pas, 70 % des gens lisent leurs courriels en moins de 6 secondes.)
- Préparez des modèles de courriels. Si vous recevez régulièrement la même question, rédigez un message que vous pourrez envoyer rapidement pour y répondre. Vous aimez prendre contact avec votre client après une vente pour le remercier ? Créez un modèle.
En conclusion
Si vous souhaitez mettre la main sur des outils et des conseils supplémentaires, n’hésitez pas à consulter la page Facebook de Stéphanie ou à vous abonner à son groupe ; une vraie mine d’or en matière d’aide à l’organisation.
Oui, mieux gérer son emploi du temps, ça prend… du temps ! Mais une fois bien organisé.e, vous en sauverez beaucoup. De plus, vous aurez davantage de plaisir à accomplir chacune de vos tâches. Vous vous sentirez en meilleure maitrise de votre entreprise, de votre vie, de votre créativité.
Maitriser son temps, c’est maitriser sa vie
Source: Chase Clark sur Unsplash
Par: Caroline Dubois
Caroline est animatrice radio et narratrice de métier. En parallèle, elle colle des bouts de papier, et fait partie de la famille Art x Terra en tant qu’artiste et rédactrice.
Depuis 2005, nous contribuons à accélérer le développement professionnel des artistes et créateurs de toutes les disciplines.
Vous voulez développer votre activité artistique , comprendre les trucs mieux vendre vos créations et vous épanouir comme artiste ?
Approfondissez vos connaissances sur ce sujet en découvrant les ressources si-dessous ou joignez notre communauté et ayez accès à un grand nombre de cours et services spécialisés pour vous aider à développer une carrière artistique à succès!
NOS RECOMMANDATIONS POUR POURSUIVRE SUR CE SUJET
RECOMMANDATION: Faire son grand ménage informatique, organisez-vous comme un pro!
Vous n’arrêtez pas une minute. Malgré tout, à la fin de votre journée de travail, vous avez l’impression de n’avoir rien accompli… ou si peu.
C’est immanquable : chaque jour, vous perdez un temps précieux à rechercher un fichier, un email ou un mot de passe.
Vous avez investi dans plusieurs outils numériques, tous censés vous faire gagner en temps et en efficacité. Mais dans les faits, ils ne sont pas tous adaptés à vos besoins… ou bien vous ne les utilisez pas à leur pleine capacité, faute de connaissances.
Les courriels s’accumulent dans votre boîte de messagerie. Vous avez totalement perdu le contrôle.
Au secourrrrrrs!
Si vous vous reconnaissez dans l’une ou plusieurs de ces situations, la formation Faire son grand ménage informatique : organisez-vos comme un pro a été conçue sur mesure pour vous.
Aucun commentaire