À cause d’une situation exceptionnelle en 2020, nous disposons de la denrée la plus précieuse sur terre: LE TEMPS. Ce qui nous manquait avant nous est offert aujourd’hui en quantité, si bien que plusieurs ne savent plus quoi en faire.

Normalement, les formations sur la gestion du temps enseignent des trucs pour dégager le plus de temps possible de nos vies surchargées pour faire ce que vous voulez vraiment.

Aujourd’hui, nous allons vous aider à structurer le temps, que vous l’ayez en abondance ou non. Ce que vous avez en quantité aujourd’hui sera peut-être plus rare demain, c’est donc le moment de prendre le temps d’apprivoiser le temps.

Bonne lecture!

« Conserver le sens du rêve, garder la tête dans les nuages mais aussi ancrer ses pieds sur terre. » William BONDER.

Savez-vous que moins de 5% des gens sont réellement capables de faire plusieurs choses en même temps sans affecter leur vigilance et leur concentration?

Personnellement, j’ai essayé et je n’y suis pas arrivée. Souhaitez-vous vous organiser efficacement et être opérationnel dans votre activité ?

Voici de l’aide pour vous guider. Bien évidemment, ceci va plus ou moins varier en fonction des projets et priorités de chacun.

OBJECTIF: MAINTENIR SA TRAJECTOIRE

« Monter un escalier est la seule façon de savoir où il mène » Antoine Bello

Un objectif vous donne une direction, un cap à tenir. Aussi appelée la méthode de l’escalier, cette méthode vous permet d’accomplir n’importe quel objectif dans un délai raisonnable, pourvu que l’on s’en donne le temps et les moyens.

* Ces informations sont tirées du cours: la gestion du temps, par Gilles Thouvenin (référence complète au bas de ce courriel)

• Exprimer clairement les étapes du projet – Pour définir un objectif efficace, la clé est de le rendre spécifique et de l’exprimer clairement pour qu’il déclenche une image mentale motivante et nourrisse votre envie d’aller de l’avant.

• Cibler ses priorités et faire le bon choix. La vie quotidienne est bourrée de tâches, d’obligations, d’interactions, de distractions, d’urgences déguisées et de choses qui vous font perdre du temps à vos dépens et vous éloigne de ce qui compte vraiment. Ce qu’il faut saisir, c’est que vos journées sont rythmées par les choix directs que vous faites et dont vous prenez la responsabilité.

• Identifier ce qui est urgent et important: toutes les tâches ne sont pas urgentes et importantes. Il est primordial de prioriser et sélectionner vos tâches afin d’éviter de perdre du temps sur des tâches insignifiantes. Autrement dit, décider d’accorder votre temps et votre attention à une tâche, c’est aussi renoncer à une autre. Souvenez-vous, ce qui compte, ce n’est pas d’être sans arrêt occupé, c’est de s’attacher à faire les bonnes choses, celles qui vous apportent des résultats concrets dans votre travail et votre vie.

• Diviser pour mieux avancer. Normalement, vous avez déjà fait un tri en priorisant vos activités. Prochaine étape, les planifier. Décomposer les missions importantes en plusieurs petites étapes.

• Les noter pour éviter de surcharger le cerveau. Écrivez les nouvelles idées et pensées qui vous traversent l’esprit durant la journée. Cela vous permet de ne pas les oublier, mais surtout de vous libérer l’esprit pour vous concentrer sur votre travail. Notez également toutes les informations importantes ou utilisez des rappels automatiques.

• Démarrez léger -commencez votre journée par des petites tâches simples et faciles pour vous motiver et vous mettre en marche. Il est bien plus encourageant de finir quotidiennement de petites tâches et de constater ainsi votre progression vers l’objectif final.

• Agissez pour achever. Les journées se remplissent plus vite que vous ne le pensez. Ne planifiez que 4 à 5 heures de travail par jour. D’autres tâches viendront s’ajouter au fur et à mesure de la journée.

• Rayer ce qui est terminé. Noter – décomposer – agir – rayer – récompenser/prendre plaisir permet d’établir les différentes priorités. Il est conseillé de rayer au fur et à mesure les tâches réalisées. Connaître la satisfaction du devoir accompli. Les récompenses stimulent à recommencer.

Exemple de planification au quotidien

LES ASTUCES À CONNAÎTRE

• Privilégier les tâches importantes en début de journée. C’est là que vous êtes le plus efficace avec une concentration et une créativité au maximum. Gardez les activités plus simples pour la fin de journée.
• Travaillez par période – organisez-vous des plages pour promouvoir votre art afin de dégager des périodes de travail créatif, pour les RDV et le travail sur ordinateur sans aucune interruption.
• Fixer des délais – avez-vous remarqué que plus vous approchez de la date butoir, plus vous êtes performant. Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait.
• Supprimez et faites le tri (jeter et dire non pour éviter le surchargement d’objectifs)
• Activer la motivation – utiliser un feutre de couleur (stabilo) pour effacer les missions terminées. Arrachez la page terminée, pour lister les missions sur une nouvelle feuille.
• Apprenez à déléguer. Si l’une de vos tâches peut être réalisée par quelqu’un d’autre, n’hésitez pas à déléguer. Apprenez à demander de l’aide, collaborer. Trouver des personnes compétentes pour gagner en rapidité.
• Pour se débloquer d’une tache, passez à autre chose et revenez plus tard.
• Transformer les obligations en plaisir pour rendre agréable la journée
• Respecter une diète d’information négative et dévoreuse de temps. Pratiquer l’information « juste à temps » plutôt que l’information au « cas où ». Éliminer la distraction contre-productive.
• Se former pour renforcer ces capacités et développer ses compétences. Quand on sait faire, on perd moins de temps.

LES PIÈGES À ÉVITER

• La procrastination  – remettre à plus tard.
• Être trop exigeant- La perfection n’est pas nécessaire et peut faire perdre du temps. Mieux vaut un bon travail terminé le jour même qu’un travail parfait fini une semaine plus tard.
• Être multitâche – Les études le montrent : nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre. Se disperser ne fait pas gagner du temps, fatigue plus qu’autre chose. Ceci est un mythe de l’efficacité car le cerveau ne sait se concentrer que sur une seule chose à la fois et a besoin d’un temps d’adaptation pour passer d’une tâche à l’autre. Faire une chose à la fois rapporte plus en termes d’efficacité et de satisfaction que de sauter d’une chose à l’autre toutes les 5 minutes.
• M’inventer des choses à faire pour éviter l’important.
• Agiter de l’implication plutôt que d’afficher des résultats concrets. Une tâche exécutée est une tache de moins, c’est ainsi qu’on avance.

Conserver l’inspiration et l’intuition

Comment éviter les pages blanches, les blocages?

• Prenez des pauses. Pour rester créatif, votre cerveau a besoin de repos. Pour être productif, il est important de faire de petites pauses régulièrement. Sortez prendre l’air et prenez du temps pour penser à autre chose qu’au travail. Une fois de retour à votre bureau, vous serez prêt à vous concentrer et à travailler efficacement. Pour être plus opérationnel, il est essentiel d’être reposé. Si vous êtes fatigué, vous ne serez pas performant.
• Vider votre mental en faisant de l’activité ou de la méditation.
• Apprendre à ralentir : réservez du temps pour l’artiste. Respecter votre besoin de ne rien faire.
• Agir en harmonie avec notre tempérament, notre talent, nos compétences.
• Amusez-vous! L’art devrait être d’abord et avant tout un moyen de s’amuser! Si vous ne vous amusez plus, c’est peut-être que vous êtes surmenés ou que vous avez besoin d’une pause, tout simplement. Vous saurez que vos batteries sont rechargées quand vous vous amuserez à nouveau!

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